задължителни правила за информационна сигурност

Ако използвате вашия компютър/лаптоп за обработка на чувствителни данни на обществени места (напр. самолети), помислете за заявяване на филтър за поверителност на екрана (privacy screen filter) от ИТ отдела.
Данните не трябва да се съхраняват локално (на вашия компютър, лаптоп), вместо това те трябва да се копират в хранилището за документи на Холсим (в момента Google Drive) или на файловите сървъри на Холсим, за да се предотврати загуба на данни.
Чувствителните (поверителни/с ограничен достъп) документи на хартиен носител трябва да се заключват всяка вечер.
Белите дъски и флипчартовете трябва да се почистват от чувствителна информация, когато ги напускате (особено в залите за срещи).

ЛИЧНО ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИТ УСТРОЙСТВА НА ХОЛСИМ И ИЗПОЛЗВАНЕ НА ЛИЧНИ УСТРОЙСТВА
Холсим позволява случайна лична употреба на предоставените от компанията ИТ устройства, доколкото тази употреба не е прекомерна или неподходяща и не води до разходи или вреди за Холсим или по друг начин не нарушава фирмените политики, закони или разпоредби.
Лични данни могат да се съхраняват на ИТ устройства на Холсим, включително в хранилището за документи на Холсим (в момента Google Drive), само доколкото количеството не е прекомерно, съдържанието не вреди на Холсим или по друг начин не нарушава фирмените политики, закони или разпоредби.
Личните данни, както и свързаните с компанията данни, съхранявани на платформите на Холсим, могат да бъдат пренасочени, прехвърлени или изтрити като част от процеса по напускане на служителя. Служителите носят отговорност за премахването на всички лични данни от платформите на Холсим преди да напуснат компанията. Холсим не носи отговорност за каквато и да е загуба на лични данни в резултат на напускането на служител или последващото пренасочване, прехвърляне или изтриване на данни.
Достъпът до уеб услугите на Холсим (напр. Google услуги на Холсим или публикувани приложения и услуги, достъпни по интернет) е възможен от всяко ИТ устройство (публично или лично) и е разрешен, доколкото потребителите спазват тази Директива. В такива случаи бизнес данните и документите, собственост на Холсим, могат да се копират на лични или други устройства, които не са собственост на Холсим, единствено за легитимна бизнес цел. Тези копия трябва незабавно да бъдат изтрити от устройството, след като бизнес целта вече не е валидна. На служителите е забранено да използват пълна синхронизация на хранилището за документи на Холсим (в момента Google Drive) на лични (различни от одобрените BYOD) или други устройства (напр. използване на „Google Drive for Desktop“ на личен лаптоп).

Всички ИТ потребители са длъжни да използват имейл системата на Холсим (в момента „Gmail“) (а не лична имейл услуга) за служебни цели. При използване на имейл системата на Холсим трябва да се осигурят следните принципи:
• Изпращайте линкове към документи, вместо прикачени файлове.
• Не изпращайте съобщения до големи групи потребители, като например „All Users“ (Всички потребители).
• За външни имейли трябва да проверите двукратно дали имейлът или прикачените файлове не съдържат повече информация, отколкото е необходима на получателя.
• Имайте предвид, че всички имейли (включително вашите лични имейли, ако има такива), както и разговорите в Google Chat, се архивират по подразбиране за периода от време, дефиниран в съответствие с графика за съхранение на документи на Холсим, дори ако бъдат изтрити от входящата кутия, и могат да бъдат обект на преглед по време на разследвания, одити или други проверки (вижте по-долу). Google Chat и Google Spaces могат да се използват за комуникация с доставчици чрез прилагане на препоръките, включени в тази Директива.
• Платформата на имейл системата на Холсим включва възможност за директно докладване на СПАМ и фишинг имейли чрез бутона „Phish Alert Button“. Бързото докладване на такива подозрителни имейли ще помогне за по-ефективното филтриране в бъдеще.
Въпреки че използването на AI чатботове и LLM (големи езикови модели) инструменти предлага много ползи и възможности, то включва и определени рискове, които потребителите трябва да осъзнават и внимателно да управляват:
• Ако имате нужда от точни резултати, генерираният отговор трябва да бъде валидиран от експерт.
• Генерираният от AI текст за публикуване носи риск от нарушаване на авторски права.
• Използването на прекомерен контекст или честата смяна на темите може да доведе до „халюцинации“ (неправилни резултати).
• Ако са намесени лични данни, може да възникне риск от пристрастност (bias).
Когато използвате хранилището за документи на Холсим (в момента Google Drive), имайте предвид следните последици за сигурността:
• Използвайте хранилището за документи на Холсим за създаване и сътрудничество по документи.
• Всички документи, съхранявани в хранилището за документи на Холсим, са фирмени документи и се споделят само в съответствие с работните или функционалните изисквания. Всеки служител носи отговорност за лицата, на които предоставя достъп.
• Документите в хранилището за документи на Холсим могат да се споделят с временен достъп, за да се намали рискът от изтичане на данни.
• Когато работите с външни страни (напр. клиенти или доставчици), уверете се, че всички документи са създадени и съхранени в хранилището за документи на Холсим, за да се гарантира правилното им запазване.

Инциденти с информационната сигурност са събития, показващи възможно нарушение на правилата за ИТ сигурност (дефинирани в тази Директива), отказ на контролни механизми или непозната досега ситуация, която може да е важна за сигурността (напр. фишинг имейли, споделяне на пароли, загуба или кражба на устройства, вируси и др.).
Всеки ИТ потребител трябва незабавно да докладва за инциденти със сигурността, проблеми и сривове, свързани с всяко ИТ устройство, приложение или ИТ-базирана услуга, на ИТ отдела и да следва предоставените след това инструкции.
По-долу са изброени някои често срещани и уместни инциденти със сигурността, заедно с препоръчителните действия, които трябва да се предприемат (неизчерпателен списък):
В случай на загуба или кражба на лаптоп или мобилно устройство:
• Незабавно се свържете с ИТ отдела, за да нулирате всички пароли.
• Своевременно докладвайте за загубата на вашия ръководител.
• В случай на кражба, незабавно докладвайте за инцидента в полицията.
• Подгответе опис на всички документи или данни, които може да са били изгубени или откраднати, и се уверете, че са предприети подходящи смекчаващи мерки, когато това е уместно за компанията.
• В случай на мобилни устройства, поискайте дистанционно изтриване на устройството (remote wipe) чрез ИТ отдела и докладвайте за загубата на телекомуникационния доставчик, след като ИТ отдела бъде информиран.
В случай на кликване върху фишинг имейл или съмнение за атака чрез социално инженерство:
• Незабавно спрете да взаимодействате с имейла, подателя, уебсайта, прикачения файл или обаждащия се.
• Докладвайте фишинг имейла с червения/оранжевия бутон Phish Alert Button в Gmail.
• Незабавно се свържете с ИТ отдела, променете паролите си и докладвайте върху какво е кликнато, каква информация е въведена и дали са изтеглени някакви файлове.
В случай на нарушение на сигурността на данните (data breach) или излагане на чувствителни данни:
• Докладвайте инцидента незабавно на ИТ отдела.
• Спрете споделянето, изпращането или модифицирането на засегнатите данни. Където е възможно, оттеглете достъпа до споделени файлове, линкове, папки или получатели.
• Не изтривайте файлове, имейли, съобщения в чата или лог файлове, свързани с инцидента.
• Идентифицирайте типа данни, които потенциално са засегнати (напр. данни за клиенти, данни за служители, финансови данни, идентификационни данни, поверителни документи).
• Запишете часа на излагането на данните, потенциалните получатели или страни с достъп и метода, по който е станало излагането.
• Не се опитвайте да скриете инцидента и не се свързвайте с външни страни, освен ако нямате разрешение за това.
• Сътрудничете на екипите по правни въпроси, съответствие (Compliance) и киберсигурност за мерките за локализиране и изискванията за уведомяване.
В случай на заразяване със зловреден софтуер (malware) или съмнение за компрометиране на системата:
• Незабавно се свържете с ИТ отдела и предоставете подробности за ситуацията. Предоставете възможно най-много информация, включително изпълнените файлове или наблюдаваното подозрително поведение. Променете незабавно всички пароли.
• Докладвайте за необичайно поведение, като изскачащи прозорци (pop-ups), съобщения от рансъмуер (ransomware), бавна производителност на системата, неоторизирани влизания, липсващи файлове или инсталиране на непознат софтуер.
• Оставете устройството включено, освен ако не е изрично инструктирано друго от ИТ отдела.
• Спрете да използвате засегнатата система незабавно. Не продължавайте да сърфирате, да изпращате имейли или да отваряте файлове.
• Не изтривайте файлове и не стартирайте инструменти за самопомощ за почистване или сканиране за вируси, освен ако не сте инструктирани да го направите от ИТ отдела.